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管理委託契約

新しく理事会役員になられた方や日頃疑問に思われている方のご質問と回答を記載いたします。

管理委託契約は管理組合の運営管理を左右する重
要な業務内容を規定したものです。即ち、管理委託契約書に記述されていない業務は管理会社としての債権債務業務ではありません。
管理組合は管理会社との債権債務業務を明らかに
して管理委託契約書を整備することが重要です。

先ずは、4つの質問をご紹介します。

1.標準管理委託契約書とは、どのようなものですか。

2.マンション管理業者が行う重要事項説明とは何ですか。

3.個人情報の取扱に関するルールを設けたいが、どのような内容を定めればよいの
  ですか。又、そのルールは規約中に規定すべか。 

4.管理会社に管理業務を委託する際に注意するべき事項を教えて下さい。

 

 

Q:標準管理委託契約書とは、どのようなものですか。

A:標準管理委託契約書は、平成15年に改訂され、正式名を「マンション標準管理委託
  契約書」といいます(その後も平成21年に一部改訂が行われました)。
  これはマンションの管理委託契約に係る標準的な管理委託契約書として住宅宅地
  審議会の答申を経て、管理組合と管理業者が管理委託契約を締結する際の指針と
  して活用するよう国土交通省が公表したものです。
  これはあくまでも標準形であり、実際の契約に当たっては、それぞれのマンショ
  ンの状況に応じ、適宜修正して活用することとなります。 

Q:保守契約による点検を行う設備にはどんなものがありますか。 

A:不具合を未然に防ぐため任意の保守契約により点検するものには、エレベーター
  自動ドア、オートロック設備、給水ポンプ、防犯システム、宅配ロッカー、消防
  用設備、機械式駐車場などがあります。保守契約は、一般的に管理会社の管理委
  託契約に含める場合と、製作メーカーやメーカー系列の保守会社などに直接契約
  する場合があります。契約の内容に基づいて点検を行いますので、契約にあたっ
  ては、点検の頻度、部位、交換対象となる部品とその費用負担方法などについて、
  事前に、十分検討しておくことが望まれます。  

Q:個人情報の取扱に関するルールを設けたいが、どのような内容を定めればよいの
  ですか。又、そのルールは規約中に規定すべか。 

A:管理組合は、個人情報保護法に従い、個人情報に関し次のような取扱をする必要
  があります。
  まず、個人情報を集める前に利用目的をあらかじめ特定しなければなりません。
  本人から書面で個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表して
  いる場合を除き、すみやかに、その利用目的を本人に通知等をする必要がありま
  す。例えば管理組合が組合員名簿等を作成するために個人情報を区分所有者等か
  ら取得する際には、「組合員名簿を作成し、総会招集通知その他の管理組合運営
  のための手続きに利用するため」などと記載した組合員名簿提出用紙を用意し、
  当該用紙に所定の事項を記載のうえ提出してもらうようにします。
  次に、集めた個人情報は漏えいしないよう管理組合事務所において盗難、紛失等
  のないよう適切な安全管理措置を講じなければなりません。そして、例えば組合
  員名簿を組合員に配布するような場合には、事前に各組合員の了解を得たうえで
  行うとともに、配布に際し、盗難されたり、紛失や転売したりしないよう注意喚
  起することも必要となるでしょう。
  また、名簿等に記載されている個人情報に誤りがあった場合には、本人から訂正
  を求められたときには適切に対応しなければなりません。訂正のための手続の方
  法等を本人が知りうる状態に置き、請求に応じて訂正をすることが必要となりま
  す。さらに本人以外の第三者に個人情報を提供する場合には、あらかじめ本人の
  同意を得る必要があり、実際に第三者に提供した場合には、提供先等の記録を作
  成し保存します。ただし警察からの照会や災害時の安否確認等法令に基づく場合
  や人の生命財産を守る場合には、本人の同意は不要です。また、組合員情報の管
  理を管理業者に委託するような場合には、個人情報保護法上は本人の同意を要し
  ませんが、管理委託契約締結の承認決議の際に、あわせて当該取扱につき総会承
  認を得ておくことが望ましいでしょう  
  なお、管理組合向けのガイドライン等は作成されていませんが、平成29年3月
  に個人情報保護委員会が公表した「自治会・同窓会向け会員名簿を作るときの注
  意事項」が組合員名簿等の取扱の参考になるでしょう。
   

Q:管理会社に管理業務を委託する際に注意するべき事項を教えて下さい。

A:管理組合から管理会社に委託する形になりますが、実際には理事会が執行機関で
  すので、理事会が管理会社の窓口になります。円滑な組合運営の鍵は理事会にあ
  るわけです。理事会がよく機能しなかったり、管理会社にまかせっぱなしであっ
  たり、反対に管理会社が一方的に業務を処理して理事会に報告しない場合には問
  題が生じることが考えられます。
  また、管理組合が管理会社に管理業務を委託する場合には、管理委託契約を締結
  し、管理委託契約書を取り交わしますので、契約をする際には、当該契約の内容
  を事前に十分に確認することが大切です。

    

Q:長期修繕計画は、誰が作成(又は見直し)するのですか。 

A:「長期修繕計画作成ガイドライン」(国土交通省)において、次のとおり示され
  ています。
〔長期修繕計画の作成及び修繕積立金の額の設定の手順〕 
 新築マンションの場合は、分譲事業者が提示した長期修繕計画(案)と修繕積立金
 の額について、購入契約時の書面合意により分譲事業者からの引渡しが完了した時
 点で決議したものとするか、又は引渡し後速やかに開催する管理組合設立総会にお
 いて、長期修繕計画及び修繕積立金の額の承認に関しても決議することがあります。
 既存マンションの場合は、長期修繕計画の見直し及び修繕積立金の額の設定につい 
 て、理事会、専門委員会等で検討を行ったのち、専門家に依頼して長期修繕計画及
 び修繕積立金の額を見直し、総会で決議します。なお、長期修繕計画の見直しは、
 単独で行う場合と、大規模修繕工事の直前又は直後に行う場合があります。

 

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