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緊急事態宣言時総会の運営(新設)

緊急事態宣言での総会の運営

新型コロナウイルス感染拡大による緊急事態宣言
の下、管理組合の総会招集ができにくい環境の中
各種質問に(公財)マンション管理センターが回答をしています。

先ずは、7つの質問をご紹介します。

(1~7:NEW)

 1. 新型コロナウイルスに関する注意喚起の中、通常総会を開催する留意事項は何ですか。 

 2.通常総会を開催せずに書面による決議を行うことは可能ですか。 

 3.通常総会の開催を管理規約に定めた期間から延期してもよいですか

 4.通常総会の開催を延期することを理事会で決定してよいですか。 

 5.通常総会を延期する場合にはどのような手続きが必要ですか。 

   6.通常総会の開催を延期した場合は法律違反となりますか。 

   7.通常総会の延期の場合、管理会社との委託契約はどのように更新するのですか。 
 

Q:新型コロナウイルスに関する注意喚起の中、通常総会を開催する留意事項は何ですか。

A:組合員に対し、総会会場に来場することなく、議決権行使書又は委任状(理事長 
 等を指定す る)により、議決権を行使してもらうことを、通知又は個別連絡によ
 り勧める方法が考えられます。(同時に掲示板等に掲示する方法も考えられます)
   議決権行使書及び委任状を送付していない場合は、議決権行使書等を急いで送付
 し 総会開催日までに提出してもらうようお願いする組合員には、体調を考えた上 
 で、総会への出欠を慎重に判断してもらい、欠席する場 合には、議決権行使書に
 より、議題に対する賛否を表明してもらうことをお願いする。
 議決権行使書により議決権を行使してもらう場合には、議案に対する意見を文書で
 表明してもらうことも可能であることを併せて知らせる。出席者がある場合には、
 マスク着用、室内換気、短時間の運営等に努める。 なお、「招集してしまったから
 開催しなければならない」ということではなく、状況を踏ま え、中止することも含
 め柔軟に判断することも必要と考えられます。

Q:通常総会を開催せずに書面による決議を行うことは可能ですか。 

A:区分所有法第 45 条第 1 項では、「この法律又は規約により集会において決議
  をすべき場合に おいて、区分所有者全員の承諾があるときは、書面又は電磁的
  方法による決議をすることが できる。但し、電磁的方法による決議に係る区分
  所有者の承諾については、法務省令で定 めるところによらなければならない」
  とし、同条第 2 項では、「この法律又は規約により集会に おいて決議すべきも
  のとされた事項については、区分所有者全員の書面又は電磁的方法によ る合意
  があつたときは、書面又は電磁的方法による決議があつたものとみなす。」とし
  ています。 このことから、通常総会において決議すべき事項について、区分所
  有法第 45 条第 1 項又は同条第 2 項の要件を満たす場合には、通常総会を開催
  しなくても、これらのいずれかの方法により決議することができるものと考えら
  れます。 
  また、これ以外の方法として、通常総会を開催することとし、組合員には、可能
  であれば議決権行使書又は委任状(理事長等を指定する)により議決権を行使し
  てもらうことを勧める方法も考えられます。 
 

Q:通常総会の開催を管理規約に定めた期間から延期してもよいですか。

A:通常総会の開催時期について、管理規約に「理事長は、通常総会を、毎年 1 回
  新会計年度開 始以後 2 か月以内に招集しなければならない。」(標準管理規約
  第 42 条第 3 項)といった規定 を置く管理組合は多いと推察します。しかしな
  がら実際には、災害発生の場合等には、やむを得ず期間内に総会を開催できない
  こと もあり得ることです。
   今回の感染拡大についても、これに準じて、総会を開催するリスクや組合員の
  安全等も勘案して、期間内の開催が可能か否かが検討されるべきものと考えられ
  ます。 

Q:通常総会の開催を延期することを理事会で決定してよいですか。 

A:管理規約に通常総会の開催を延期し行う規定がない管理組合も多いと推察しま
  すが、緊急時 の対応として、やむを得ず期間を超えて総会を延期せざるを得な
  いと判断する場合には、管理 組合の業務の運営に当たる執行機関である理事会
  で通常総会の開催を延期することを決議 する方法が考えられます。
  組合員には、緊急時の、組合員の安全・安心のために、やむを得ない対応である
  ことを理解し てもらう必要があります。 

Q:通常総会を延期する場合にはどのような手続きが必要ですか。

A:一例として、次のような手順が考えられます。(管理規約に規定がない場合)
 1、理事会を開催し、緊急時のやむを得ない対応として、通常総会を延期するこ
   とと併せ、そ の間の管理組合の運営は次のように行うことを決議する。
   ア 総会で後任役員が就任するまでは現役員が職務を行うこと(標準管理規約
   第 36 条第 3 項)
   イ 総会で次期収支予算が決定するまでは今期収支予算に従い予算執行するこ
   と(標準 管理規約第 58 条第 3 項) ウ 管理会社との委託契約については、
   従前契約と同一条件での暫定契約を締結するこ と((一社)マンション管理
   業協会発行の「マンション管理会社の感染症等流行時対応 ガイドライン」を
   参照)    
   http://www.kanrikyo.or.jp/report/pdf/gyoumu/virus_20200227.pdf 

 2、組合員に対し、理事会で決議した事項(通常総会を延期すること、ア、イ、ウ)
   を通知する。通知と同時に通知内容を掲示板等に掲示する方法も考えられます 
   3、理事長は、通常総会の開催を延期すること等に関する組合員から問合せ、異議
   等について   は真摯に対応する。  組合員に対しては、現在の状況は今まで
   には経験のない事態であり、また、災害発生 時において、物理的にやむを得
   ず総会を開催できない事態に準じることと考えられ、管 理規約の規定に沿わ
   ないこともあるが、組合員の安全・安心のために、やむを得ず延 期するもの
   であることを理解してもらう。 
  4、その後、総会を開催できる状況になった場合には、可及的速やかに総会を開催
   し、前期役 員が継続して職務を行ったこと、前期収支予算に従い通常の業務
   を執行したこと、管理会社 との委託契約については、従前契約と同一条件で
   の暫定契約を締結したことを報告するとと もに、改めて、新役員選任、収支
   予算、委託契約更新について決議することが必要です。 

Q:通常総会の開催を延期した場合は法律違反となりますか。 

A:区分所有法においては、管理者又は理事が、少なくとも毎年1回集会を招集しな
 ければならな いとされ、集会において毎年1回一定の時期にその事務に関する報
 告をしなければならないとされていますが(区分所有法第34条第2項、第43条、
 第47条第12項、第66条)、法務省から は「今般の新型コロナウイルス感染症
 に関連し、前年の集会の開催から1年以内に区分所有法 上の集会の開催をすること
 ができない状況が生じた場合には、その状況が解消された後、本年 中に集会を招集
 し、集会において必要な報告をすれば足りる」との見解が示されています。
  法務省 HP  http://www.moj.go.jp/MINJI/minji07_00024.html 

Q:通常総会の延期の場合、管理会社との委託契約はどのように更新するのですか。

A:緊急時の対応として、理事会で、従前契約と同一条件での暫定契約を締結すること
 について決 議する方法が考えられます。この場合には、理事会決議より暫定契約
 を締結することについて、管理会社と事前に協議し、 理解を得ておくことが大切
 です。その後、総会を開催できる状況になった場合には、管理会社と従前契約と
 同一条件での暫定 契約を締結したことを報告するとともに、改めて、委託契約更
 新について決議する必要があり ます。 
 

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