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管理規約・使用細則

管理規約・使用細則

 新しく理事会役員になられた方や日頃疑問に思われている方のご質問と回答を記載いたします。

管理規約や使用細則が自宅マンションに備わっていなくても法令で罰せられることはありません。
埼玉県分譲マンション全体では9.2%(平成22年度調査)の管理組合が管理規約を所有しておりません。

管理規約や使用細則は各自宅マンションの生活規範=個別ルールですが、このルール
がトラブル解決で引き起こされる究極的な「訴訟の場」で大きな役割を果たすことに
なるようです。

先ずは、5つの質問をご紹介します。(1~5:NEW)

 1.通常総会は、いつ開催するのですか。 

 2.外部に居住している区分所有者の住所が不明の場合、招集通知はどこに通知
   するのですか。 

 3.総会招集通知に示さなければならない「会議の目的たる事項」とは何ですか。 

 4.管理組合を法人化するには、どのような手続きが必要ですか。管理規約も同時
   に変更しなければなりませんか。 

 5.総会への出席者が少なく、毎回委任状によって決議することが常態となってい
   ます。このままでよいでしょうか。 

 

Q:通常総会は、いつ開催するのですか。 

A:区分所有法では管理者または管理組合法人の理事は、総会において毎年1回一定
  の時期に、その事務に関する報告をすることが義務づけられていますが(第43
  条1項)、どの時期に開催するのかは定めがありません。従って管理規約に開催 
  時期を定めることになります。
  マンション管理標準指針では、標準管理規約で「新年度開始2ヶ月以内に招集」
  としていることを踏まえ、「新会計年度開始後2ヶ月以内に開催している」を「
  標準的な対応」としています。 

   

Q:外部に居住している区分所有者の住所が不明の場合、招集通知はどこに通知する
  のですか。

A:開催通知や議案書の通知先については、各区分所有者が指定した宛先に通知する
  ことになりますが、外部に居住している区分所有者が無届けのため、その人の住
  所がわからないような場合には、区分所有法では、その所有している当該マンシ
  ョン住戸へ通知すれば足りるとされています(第35条3項)。また、規約に定
  めがあれば、マンション内に居住する組合員及び届出のない組合員に対しては、
  その内容を所定の掲示場所に掲示することによってこれに代えることができます
  (第35条4項)。 

Q:総会招集通知に示さなければならない「会議の目的たる事項」とは何ですか。

A:「会議の目的たる事項」とは、一般に総会における議題と呼ばれているもので、
  「規約の変更」、「管理費の改定」、「役員の選任」、「収支決算報告」等があ
  り、標準管理規約第47条や48条には総会の議題とされる事項についての規定
  があります。
  総会の目的が次に掲げるような一定の重要な事項を会議の目的とする場合には、
  その議案の要領をも通知しなければなりません(区分所有法第35条5項、標準
  管理規約第43条4項)。
  「議案」とは、決議内容についての案であり、「要領」とは、これを要約したも
  のです。議案の要領とは、通知を受けた組合員がそれを見て賛否を表明できるも
  ので、以下の事項では要領も通知する必要があります。
   ア.規約の制定、変更または廃止。
   イ.敷地及び共用部分等の形状又は効用の著しい変更。
   ウ.建物の価格の2分の1を超える部分が滅失した場合の滅失した共用部分の
     復旧。
    エ.建替えの決議、等。なお建て替え決議であるときは、議案の要領のほか、次
    の事項の通知が必要です。
    a.建替えを必要とする理由
    b.建物の建替えをしないとした場合における当該建物の効用の維持又は回復
     をするのに要する費用の額及びその内訳。
    c.建物の修繕に関する計画が定められているときは、当該計画の内容。
    d.建物につき修繕積立金として積み立てられている金額。
   ただし、やむを得ず出席できない組合員も、自らが主体的に賛否の意思決定が
   できるように議決権行使書の活用が望まれることから、区分所有法の要請では
   ありませんが、総会の招集通知においては、上記事項以外についても、議案の
   内容があらかじめなるべく明確に示すようにすることが望ましいでしょう(標
   準管理規約第46条コメント⑤)。


【判例】
総会招集通知に議題として明記されていなかった規約制定に係る総会決議につき無効とされたものに(東京地裁昭和62年4月10日判決)があります。
議案の要領は、事前に賛否の検討が可能な程度に具体的内容を明らかにしたものであることを要するとしたものに(東京高裁平成7年12月18日判決)があります。 

Q:管理組合を法人化するには、どのような手続きが必要ですか。管理規約も同時に
  変更しなければなりませんか。

A:管理組合を法人化するには、法人となること、並びにその名称および事務所の定
  めについての総会での特別多数決議が必要となります。次に、その旨を登記する
  ことが必要です(区分所有法47条)。その際、様々な点で区分所有法で遵守し
  なければならないものがあります。その関係で、現行の規約と齟齬があれば規約
  の変更も必要です。

Q:総会への出席者が少なく、毎回委任状によって決議することが常態となってい
  ます。このままでよいでしょうか。 

A:管理組合の活動に無関心な者が多く、その結果、出席者が少ないのは望ましいこ
  とではありません。管理組合の広報誌の内容を充実させて管理組合の活動が各々
  の組合員の生活に影響を与える事を周知させ、居住者の管理組合活動に対する理
  解を深めてもらうなど、日常的な努力が必要です。  

  また、総会の日程を早期に定めて周知させ、出席または書面による議決権の行使
  を誘導するなどの取り組みも効果があると思われます。

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