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管理組合の会計(新設)

 新しく理事会役員になられた方や日頃疑問に思われている方のご質問と回答を記載いたします。

管理組合の経理は、
 ①予算・決算
 ②管理費等の徴収
 ③財産の保全
 ④帳票類の作成、保管
があり、マンションの資産価値を適正に管理するための管理基準となる。

先ずは、5つの質問をご紹介します。(3~5:NEW)

 1.管理費はどのような支出に使われているのですか。 

 2.管理費の余剰分を修繕積立金に繰り入れることは可能ですか。 

 3.会計年度が終了してから、約2ヶ月後の総会で新年度予算が決まりますが、
   この予算が無くても経費が支出できるのでしょうか。

 4.修繕積立金と修繕積立基金とは違うのですか。

 5.管理組合の通帳と印鑑はそれぞれ異なる者が保管する必要はありますか。   

 

Q:管理費はどのような支出に使われているのですか。 

A:管理費は、敷地及び共用部分等の管理に要する経費のうち通常管理に要する経費
  に充当されます。具体的には、標準管理規約第27条によれば、管理費は以下の
  経費に充当すると規定しています。管理員人件費、公租公課、共用設備の保守維
  持費及び運転費、備品費・通信費その他の事務費、共用部分等に係わる火災保険
  料その他の損害保険料、経常的な補修費、清掃費・消毒費及びごみ処理費、委託
  業務費、専門的知識を有する者の活用に要する費用、地域コミュニティにも配慮した居
  住者間のコミュニティ形成に要する費用、管理組合の運営に要する費用、その他敷地及
  び共用部分等の通常の管理(保守点検等)に要する費用。

Q:会計年度が終了してから、約2ヶ月後の総会で新年度予算が決まりますが、この
  予算が無くても経費が支出できるのでしょうか

A:標準管理規約では、通常総会は新会計年度開始後2ヶ月以内に招集することにし
  ているため、新年度予算案が承認されるまでは、経常的な経費等については、理
  事会の承認を得て理事長が経費の支出を行うことができるとされています。ただ
  しその支出が行われた場合には、新会計年度の収支予算案の承認を得るために開
  催された通常総会において、その内容を報告しなければなりません(標準管理規
  約第58条3項・4項)。

Q:管理費と修繕積立金の違いと金額の設定の仕方について説明してください。 

A:管理費は通常の管理を行うための経費にあてるためのもので、修繕積立金は計画
  修繕のために積み立てておく費用です。
  また、管理費および修繕積立金(以下「管理費等」)は共有持分割合で負担する
  ことなどが、管理規約に定められています。
  管理費は、通常の管理を行うために標準管理規約第27条に定める費用などにあ
  てるためのものです。修繕積立金は、標準管理規約第28条に定めているように
  計画修繕や建替えを目的とした調査等の費用などに充当するために積み立てるも
  のです。通常の管理に要するため1年毎に使う管理費とは、別に区分し経理しな
  ければなりません。管理標準指針では、この区分経理について、標準管理規約と
  同趣旨の規定が置かれていることを標準的な対応としています。

 また、標準管理規約第25条において管理費等の額は、各区分所有者の共用部分の共有持分に応じて算出するものとしています。これは、議決権割合の設定方法について一戸一議決権や価値割合を採用する場合であっても変わりありません。共用部分の共有持分割合とは、専有部分の床面積の割合となり、広い住戸に住んでいる人は管理費等の負担金額が多くなるということです。これは区分所有法第19条に沿ったものですが、別段の定めをすることもできます。例えば各専有部分の床面積にほとんど差異がない場合、住戸の数に応じて算出することとしても差支えないとしています。なお、管理費等の負担割合を定めるに当っては、使用頻度は勘案されません(標準管理規約25条コメント)。


【判例】
 管理費等の負担割合に係るものとして(東京地判 昭和58年05月30日)、(東京地判 平成2年07月24日)、(東京地判 平成5年03月30日)、(札幌高判 平成10年09月30日)、(広島地呉支判 平成11年03月15日)、(東京地判 平成14年06月24日)があります。   

Q:修繕積立金と修繕積立基金とは違うのですか。  

A:修繕積立基金は、マンションの分譲時に修繕積立金の○ヶ月分を各区分所有者が
  管理組合に納入するものです。計画修繕の実施に備える費用として、区分所有者
  が修繕積立金を毎月管理組合に納入し積立てますが、一般的には積立てられる工
  事資金は不足しがちであるため前もって納入するものです。 

Q:管理組合の通帳と印鑑はそれぞれ異なる者が保管する必要はありますか。  

A:管理組合の財産、特に将来の大規模修繕に備えて積み立てている修繕積立金は非常
  に多額なものとなっています。ところが管理組合の財産が管理会社や管理組合役員
  により横領されるといった事例も見受けられます。
  このようなトラブルを回避するため、管理会社が管理組合等名義の「保管口座」
  や「収納・保管口座」を管理する場合には、印鑑や引出し用カード等を管理会社
  が保管することを法令で禁じています。標準管理委託契約書では、管理組合等が
  名義人である「収納口座」、「保管口座」又は「収納・保管口座」につき、通帳、
  印鑑等の保管者が管理会社なのか管理組合なのかが明記されています(別表第1
  の1(2)③一)ので、実際に管理会社との間で締結する管理委託契約書の当該
  記載等をしっかりと確認し、それが法令に則した内容となっているか実際の保管
  者は規定どおりとなっているかなどに注意することが大切です。
  また、管理組合が通帳と印鑑等とを保管する場合であっても、管理標準指針では、
 「管理組合の通帳と印鑑は、それぞれ異なる者が保管している。」のが通帳及び印鑑
  の管理に係る管理組合の「標準的な対応」としています。


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