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総会の運営(新設)

総会の運営(新設)

1新しく理事会役員になられた方や日頃疑問に思われている方のご質問と回答を記載いたします。

総会は管理組合の「最高意思決定機関」で年1回招集することが区分所有法で定められています。

理事会は管理組合の「業務執行機関」で、多くの課題を討議・決議して総会議案として上程する役割となりますので基本が重要です。

尚、PDFは行政及び当事務所の作成資料です。

先ずは、5つの質問をご紹介します。(1~5:NEW)

 1.管理会社が総会を招集しては、いけないのですか。

 2.総会を開催する前に、どのような準備をすればよいですか。

 3.総会の成立要件および議事の決定方法について説明して下さい。

 4.委任状と議決権行使書は、異なるものですか。

 5.議決権数と組合員数の違いについて、説明してください。
 

Q:管理会社が総会を招集しては、いけないのですか。

A:管理会社が管理者となっている場合は、管理者として管理会社が総会を招集する
  ことができます。しかし、管理者として、組合員や、管理会社以外の外部専門家
  が理事長として決まっている場合には、あくまで招集権者は理事長になります。
 (標準管理規約第42条3項)また、マンション標準管理委託契約書では、総会の
  開催に向けて管理会社に委託する業務として、収支予算案や収支決算案の素案の
  作成などのほか、総会の開催日程の調整や招集通知等の配布などの「総会支援業
  務」が規定されています。管理組合と管理会社との間で実際に締結される管理委
  託契約において定められる総会支援業務の内容を確認し、その定めに従って管理
  会社に招集通知等の作成配布などの総会支援業務の履行を求めることとなります。

Q:総会を開催する前に、どのような準備をすればよいですか。

A:標準管理規約では、理事会で総会提出議案についての決議をすることになります 
 (第54条)。通常総会の場合には、収支決算報告が重要議案の一つとなりますか
 ら、決算報告案の作成に要する期間が開催時期決定の主要因となります。
 総会開催前の準備としては次のようなものが考えられます。
  ①総会日時及び場所を決定
  ②議案書を作成
  ③総会開催日の2週間前には開催通知を発し議案書を配布

 

Q:総会の成立要件および議事の決定方法について説明して下さい。

A:標準管理規約では、議決権総数の半数以上を有する組合員の出席を総会成立の要
  件としています。議事の決定方法は基本的には出席組合員の議決権の過半数の多
  数決で決するとしています。
  ただし、規約の変更などの重要事項については、組合員総数及び議決権総数の各
  4分の3以上の賛成を必要としています(標準管理規約第47条)。

 

Q:委任状と議決権行使書は、異なるものですか。

A:どちらも自ら総会に出席しない場合の議決権行使の方法となりますが、議決権行
  使書は各議案に対し書面で自らが明確な意思表示をするものです。委任状は賛否
  の判断も含め、代理人に委任するものとなります。
  組合員は総会における議決権行使の方法として、①本人が出席して議決権を行使
  することのほか、②書面又は、③代理人によって、議決権を行使することができ
  ます(区分所有法第39条2項)。

 

Q:議決権数と組合員数の違いについて、説明してください。

A:議決権とは、各区分所有者が持っている総会において議決する権利のことで、規
  約に別段の定めがない限り、共用部分の持ち分の割合によって決まります。そし
  て、共用部分の持ち分は専有部分の床面積の割合によります。したがって議決権
  の大きさと区分所有者数(組合員数)とは同じではありません。  

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