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総会の運営

新しく理事会役員になられた方や日頃疑問に思われている方のご質問と回答を記載いたします。

総会は管理組合の「最高意思決定機関」で年1回招集することが区分所有法で定められています。

理事会は管理組合の「業務執行機関」で、多くの課題を討議・決議して総会議案として上程する役割となりますので基本が重要です。

尚、PDFは行政及び当事務所の作成資料です。

先ずは、5つの質問をご紹介します。(NEW=2022年1月新記載:1~5)

 1.総会には、どのような種類がありますか。

 2.総会は、誰が招集するのですか。  

 3.議決権数と組合員数の違いについて、説明してください。 

 4.Web会議システムによる等ITを活用して総会を開催することは可能でしょうか? 

 5.「電磁的方法による議決権行使」と「WEB会議システム等を用いた総会」におけ 
  る議決権行使との違いは何ですか。また、前者につき総会決議等が必要なのに対
  し、後者について不要とされているのは何故ですか。 
 

総会は、誰が招集するのですか。 Q:総会には、どのような種類がありますか。
A:区分所有法では、集会の種類や開催回数については特に規定はありませんが、標準
  管理規約では、少なくとも年1回開催することが必要な通常(定期)総会と、必要
  に応じて開催する臨時総会とを共に区分所有法に定める集会としています(標準管
  理規約第42条2項)。

Q:総会は、誰が招集するのですか。 
A:総会は、原則として管理組合の管理者である理事長が招集します。これは区分所有
  法第34条に、管理者の義務として規定されています。標準管理規約42条3項、
  4項)ただし、理事長以外の組合員も一定の要件を満たせば招集することができま
  す。区分所有法では、集会(総会)は、原則として管理者が招集しますが、管理者 
  でなくとも、原則として区分所有者の5分の1以上で議決権の5分の1以上を有す
  る者は、管理者に対し総会の招集を請求することができます(区分所有法第34条
  3項)。この場合、請求の日から2週間以内に、請求の日から4週間以内の日を開
  催日と指定して総会招集の通知をしない場合は、その請求した区分所有者が集会を
  招集することができます(区分所有法第34条4項)。標準管理規約でも第44条
  に同様の規定をしています。
  また、規約に定めることにより、監事は規約で定めた要件を満たす場合に単独で招
  集することができます。標準管理規約では、「管理組合の業務の執行及び財産の状
  況について不正があると認めるとき」に招集できるとなっています(標準管理規約
  第41条3項)。  

Q:議決権数と組合員数の違いについて、説明してください。 
A:議決権とは、各区分所有者が持っている総会において議決する権利のことで、規約
  に別段の定めがない限り、共用部分の持ち分の割合によって決まります。そして、
  共用部分の持ち分は専有部分の床面積の割合によります。したがって、議決権の大
  きさと区分所有者数(組合員数)とは同じではありません。
  区分所有法では、集会の決議の仕方を、組合員総数及び議決権総数の各過半数とし 
  両方の数を満たすことを要件にしています(区分所有法第39条1項)。 
  したがって、両者を決議要件とすることにより、元地権者のように1人の区分所有
  者が実質的な決定権限を持つことを回避しています。なお、規約の制定や変更につ
  いては、組合員総数及び議決権総数の両方について各4分の3以上の多数を必要と
  しています。また、標準管理規約では、議決権数と組合員数とにさほど差がない一
  般的な分譲マンションを想定しているため、総会が成立していれば普通決議は出席
  組合員の議決権の過半数で決するとしています。なお、議決権は、規約に別段の定
  めがない限り、区分所有法第14条に定める割合、すなわち、共用部分の持分割合
  によります(区分所有法第38条)。
 

Q:Web会議システムによる等ITを活用して総会を開催することは可能でしょうか? 

A:管理規約に特段の定めがなくても、Web会議システムによる等IT を活用した総会
  の開催は可能です。ただし令和3年の標準管理規約の改正により、総会や理事会に
  ついては、ITを活用して会議を開催する場合に定めるべき規定が明記されましたの
  で今後も恒常的にITを活用した総会の開催が予定されるのであれば、標準管理規約
  に倣って管理規約に関連規定を設けることがより適切でしょう。

 

Q:「電磁的方法による議決権行使」と「WEB会議システム等を用いた総会」におけ
  る議決権行使との違いは何ですか。また、前者につき総会決議等が必要なのに対
  し、後者について不要とされているのは何故ですか。 

A:「電磁的方法による議決権行使」は、実際に組合員が出席する総会で、組合員が総
  会を欠席する場合に、議決権行使書や委任状による議決権の行使に代えて、管理組
  合のホームページに議案の賛否を書き込みする等インターネット等を活用して議決
  権を行使する方法です。これを採用するためには、区分所有法上、規約の定めまた
  は総会決議が必要とされます(区分所有法39条3項)。
  一方WEB会議システム等を用いた総会は、インターネットを介した画像や音声を 
  通じて議論等がなされるものであることから、規約に定めがなくとも、実際に組合
  員が出席する総会と同様のものとして認められるものです。この場合、当該システ
  ムを通じて総会に出席している組合員は、実際に総会に出席している組合員と同様
  に取り扱われることになるため、当該システム等を通じた議決権行使も、改めて総
  会決議等を要することなく、実際に総会に出席して議決権を行使する場合と同様に
  扱われるところです。

   

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